รู้จัก Lean Six Sigma เครื่องมือที่ช่วยให้องค์กรลีนขึ้น ใช้ทรัพยากรคุ้มกว่าเดิม

ในโลกที่ทุกองค์กรต้องแข่งขันกันด้วยประสิทธิภาพ การมีเครื่องมือที่ช่วยลดความสูญเปล่าและควบคุมคุณภาพได้อย่างเป็นระบบกลายเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ โดย Lean Six Sigma คือหนึ่งในเครื่องมือบริหารจัดการที่บริษัทระดับโลกหยิบมาใช้ ที่มีเป้าหมายคือการกำจัดความสูญเปล่าของการใช้ทรัพยากรและลดข้อบกพร่องในกระบวนการทำงาน เพื่อยกระดับประสิทธิภาพโดยรวมขององค์กร

ทั้งนี้ Lean Six Sigma ยังเป็นแนวทางบริหารที่เน้นการทำงานเป็นทีม หมายความว่าการนำไปใช้จริงต้องอาศัยความร่วมมือของคนในองค์กรทุกระดับ การที่ทุกคนในองค์กรเรียนรู้ว่าอะไรคือความสูญเปล่าและอะไรคือคุณค่าที่ลูกค้าต้องการจริง ๆ จะสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ทุกคนตั้งคำถามกับกระบวนการที่มีอยู่และมองหาวิธีทำให้ดีขึ้นเสมอ

คำว่า Lean ในชื่อนี้มาจากปรัชญา Lean Manufacturing หรือ Lean Enterprise ซึ่งเน้นการระบุและกำจัดสิ่งที่ไม่สร้างคุณค่าออกจากกระบวนการทำงาน โดยมองว่าการใช้ทรัพยากรใด ๆ ก็ตามที่ไม่ได้สร้างประโยชน์ให้กับลูกค้าถือเป็นความสูญเปล่าที่ต้องกำจัด

ทั้งนี้ แนวคิด Lean นิยามความสูญเปล่าไว้ 8 ประเภท รวมกันเป็นคำย่อว่า DOWNTIME ได้แก่

– Defects สินค้าที่ไม่ผ่านมาตรฐาน

– Overproduction การผลิตเกินความต้องการ

– Waiting เวลาที่เสียไป

– Non-utilized Talent การไม่ใช้ศักยภาพคนให้เต็มที่

– Transportation การขนส่งที่ไม่จำเป็น

– Inventory สินค้าคงคลังที่มากเกิน

– Motion การเคลื่อนไหวที่ไม่ก่อให้เกิดคุณค่า

– Extra-processing กระบวนการที่ซ้ำซ้อนเกินความจำเป็น

ซึ่งทั้งหมดนี้คือสิ่งที่ Lean พยายามตามหาและตัดออกจากระบบ

ส่วนคำว่า Six Sigma มีที่มาจาก Sigma (σ) ซึ่งเป็นสัญลักษณ์แทนค่าเบี่ยงเบนมาตรฐาน ที่บ่งบอกว่าผลลัพธ์ของกระบวนการมีความแปรปรวนมากน้อยแค่ไหน ดังนั้น Six Sigma จึงหมายถึงกระบวนการที่มุ่งระบุและกำจัดสาเหตุของข้อบกพร่องและความแปรปรวนในกระบวนการผลิตและกระบวนการทางธุรกิจ

Lean Six Sigma จึงเป็นเครื่องมือและเทคนิคของ Six Sigma ที่ถูกนำมาใช้ร่วมกับปรัชญา Lean เพื่อให้ได้แนวทางที่ครบถ้วนมากขึ้น โดย Lean ช่วยมองหาความสูญเปล่า ส่วน Six Sigma ช่วยจัดการกับความไม่แน่นอนและข้อผิดพลาดในกระบวนการ ทำให้สามารถการมองเห็นกระบวนการที่มีแนวโน้มเกิดความสูญเปล่า ข้อบกพร่อง และความแปรปรวน แล้วลดสิ่งเหล่านั้นอย่างเป็นระบบ

วิธีที่ Lean Six Sigma ใช้ในการแก้ปัญหากระบวนการมีอยู่ 5 ขั้นตอน เรียกว่า DMAIC ซึ่งย่อมาจาก Define, Measure, Analyze, Improve และ Control โดยแต่ละขั้นตอนนั้นขับเคลื่อนด้วยข้อมูลและออกแบบมาสำหรับปัญหาในกระบวนการที่มีอยู่แล้วแต่ยังไม่รู้ว่าต้นตอมาจากไหน

ขั้นแรกคือ Define หรือการนิยามปัญหา ขั้นตอนนี้ต้องมองปัญหาจากสามมุมพร้อมกัน ได้แก่ มุมมองของบริษัท มุมมองของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และมุมมองของลูกค้า เป้าหมายคือทำความเข้าใจว่าลูกค้าคาดหวังคุณภาพในระดับไหน และปัญหาที่มีอยู่นั้นกว้างขวางมากแค่ไหน

ขั้นที่สองคือ Measure หรือการวัดผล คือการต้องตรวจสอบว่ากระบวนการที่มีอยู่ปัจจุบันนั้นส่งผลต่อปัญหาอย่างไร และสามารถตอบสนองความคาดหวังด้านคุณภาพของลูกค้าได้หรือไม่ ผ่านการจับคู่แต่ละขั้นตอนของกระบวนการกับเกณฑ์คุณภาพที่กำหนดไว้ และประเมินผลด้วยข้อมูล

ขั้นที่สามคือ Analyze หรือการวิเคราะห์ นำข้อมูลทั้งหมดที่รวบรวมมาตรวจสอบเพื่อสรุปถึงปัญหาที่แท้จริง ขอบเขตของปัญหา และสาเหตุของปัญหา

ขั้นที่สี่คือ Improve หรือการแก้ไขปรับปรุง ขั้นนี้คือการลงมือแก้ปัญหาและยืนยันว่าการแก้ไขนั้นได้ผล โดยการหาทางออกที่กำจัดทั้งปัญหาและสาเหตุออกไปพร้อมกัน ผ่านการใช้ข้อมูลเพื่อตรวจสอบว่าวิธีแก้ที่ใช้นั้นเหมาะสม แล้วจึงทดสอบและเก็บข้อมูลเพื่อยืนยันผล

ขั้นสุดท้ายคือ Control หรือการควบคุม เมื่อปรับปรุงแล้ว ต้องติดตามผลต่อเนื่องและหาทางพัฒนาต่อไปในจุดที่ยังทำได้ โดยต้องกำหนดเกณฑ์วัดผลที่เหมาะสม พร้อมวางแผนรับมือกับปัญหาใหม่ที่อาจเกิดขึ้นจากการแก้ไขปัญหาเดิม และป้องกันไม่ให้ปัญหาเดิมกลับมาซ้ำอีก

ทั้งนี้ Lean Six Sigma มีประโยชน์ตรงการเพิ่มประสิทธิภาพทางการดำเนินการของบริษัทให้มีความกระชับและเรียบง่ายขึ้น ซึ่งส่งผลดีทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องกับองค์กร ไม่ว่าจะเป็นพนักงาน ลูกค้า คู่ค้า หรือตัวบริษัทเอง โดยพนักงานจะได้ทำงานในสภาพแวดล้อมที่ดีขึ้น และลูกค้าได้รับประสบการณ์ที่ดีขึ้นตามไปด้วย

นอกจากนี้ กระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพขึ้นยังช่วยให้องค์กรคล่องตัวและสร้างโอกาสทางธุรกิจใหม่ ๆ ได้เร็วกว่าเดิม ขณะที่การดึงพนักงานเข้ามาในกระบวนการต่าง ๆ ยังช่วยพัฒนาทักษะของพนักงานเอง และเปิดโอกาสให้เติบโตในสายงานและสร้างความสัมพันธ์ระหว่างเพื่อนร่วมงาน อีกทั้งสำหรับองค์กรเอง กระบวนทั้งหมดนี้ยังช่วยประหยัดทั้งเวลา เงิน และแรงงาน

สรุปแล้ว Lean Six Sigma จึงเปรียบเสมือนกรอบการทำงานที่ฝังอยู่ในวิธีคิดและกระบวนการขององค์กรตั้งแต่ต้นจนจบ ตั้งแต่การมองหาความสูญเปล่าในแบบ Lean ไปจนถึงการลดความแปรปรวนด้วยข้อมูลในแบบ Six Sigma และเมื่อนำ DMAIC มาเป็นใช้ในการดำเนินการ องค์กรก็มีแนวทางที่วัดผลได้ในการแก้ปัญหาและพัฒนากระบวนการอย่างต่อเนื่อง

 

ที่มา: Investopedia