เวลาไม่คอยท่า

สีสันของประเทศจีนในเวลานี้คงหนีไม่พ้นเรื่องของเทคโนโลยีอันทันสมัย โดยเฉพาะอุตสาหกรรมไฮเทคของจีนที่มีบทบาทในตลาดโลกมากขึ้นทุกวันจนเป็นเหตุให้ผมต้องเดินทางไปเยือนเมืองต่าง ๆ ของจีนอยู่เป็นประจำ โดยในครั้งล่าสุดนี้คือเมืองกวางเจาที่คนไทยคุ้นเคยชื่อของเมืองนี้มานาน

การเดินทางไปกวางเจาครั้งนี้ผมสัมผัสได้ถึงการเปลี่ยนแปลงทางบวกที่เกิดขึ้นจากการพัฒนาเมืองอย่างเป็นระบบตลอด 30 ปีที่ผ่านมา ไม่ว่าจะเป็นสถานที่สำคัญต่าง ๆ ถนนหนทาง สาธารณูปโภคต่าง ๆ ฯลฯ ดูแล้วทันสมัยทัดเทียมประเทศในแถบยุโรปได้เลย
ความสะอาดสวยงามและมีระเบียบของเมืองสะท้อนให้เห็นถึงการบริหารจัดการ ซึ่งไม่ได้จำกัดอยู่เพียงแค่การบริหารประเทศหรือเมืองเมืองหนึ่ง แต่ยังลงลึกไปถึงกิจการห้างร้านและองค์กรต่าง ๆ ที่อยู่ในเมือง รวมไปถึงนิสัยของคนในเมืองที่ต้องยกระดับขึ้นมาพร้อมกัน
ความสำเร็จของเมืองจึงไม่ได้ขึ้นอยู่กับผู้บริหารเมือง นักการเมือง หรือผู้นำประเทศ แต่ทั้งหมดล้วนขึ้นอยู่กับ “คน” ที่หมายความรวมถึงคนในเมืองนั้นทั้งหมด ซึ่งไม่ว่าจะเป็นคนจากชาติไหน ถือกำเนิดมาจากที่ใดก็ล้วนมีข้อจำกัดสำคัญเหมือนกันหมด
นั่นคือทุกคนล้วนมีเวลาเพียงวันละ 24 ชั่วโมง อาทิตย์ละ 7 วัน และปีละ 365 วันเท่ากัน แต่จำนวนวัน ชั่วโมง นาทีที่เท่ากันนี้กลับทำให้บางคนประสบความสำเร็จได้ในขณะที่บางคนล้มเหลว เช่นเดียวกัน บางองค์กรที่เติบโตก้าวหน้าได้ แต่หลาย ๆ องค์กรต้องปิดตัวลง
การใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สูงที่สุดจึงเป็นจุดเริ่มต้นของการสร้างประสิทธิภาพและประสิทธิผลให้กับตัวเอง รวมไปถึงองค์กรและประเทศชาติได้ในที่สุด ซึ่งมีแนวทางเบื้องต้นดังนี้
1. เริ่มต้นก่อนคนอื่นเสมอ แม้กระทั่งการทำงานตามปกติ หากลองตื่นเช้ากว่าเดิมสัก 1 ชั่วโมงเราจะพบว่ามีสิ่งต่าง ๆ ให้ทำเพิ่มขึ้นมากมาย เป็นการสร้างความได้เปรียบให้ตัวเอง ทั้งในแง่ความสดชื่นจากอากาศยามเช้า ไปจนถึงพลังในการใช้ความคิดที่มากกว่าคนอื่น ๆ

2. ต้องมีกำหนดการของตัวเองในแต่ละวันที่ชัดเจน ต้องบันทึกไว้เสมอว่ามีเรื่องใดต้องจัดการ พร้อมจัดลำดับก่อนหลังให้เหมาะสม โดยต้องยึดตามกำหนดการแต่ละอย่างให้เคร่งครัดที่สุด อย่าผลัดวันประกันพรุ่งซึ่งจะทำงานงานล่าช้าจนกลายเป็นนิสัย

3. เริ่มต้นทำงานที่สำคัญที่สุดและยากที่สุดก่อนเสมอ เพราะเมื่อเราใช้พลังที่มีอยู่เต็มเปี่ยมในเช้าแต่ละวันไปกับงานยาก ๆ จะพบว่างานที่เหลือเป็นเรื่องง่าย ๆ และมักจะช่วยเสริมให้งานหลักสมบูรณ์แบบมากยิ่งขึ้น

4. อย่าปล่อยให้ทุกงานกลายเป็นงานด่วนไปเสียทั้งหมด เพราะหากจัดระบบงานไม่เป็นเราจะแยกแยะไม่ได้ว่าอะไรคืองานปกติธรรมดา อะไรคืองานเร่งด่วนที่ต้องรีบทำ อะไรคืองานเอกสารที่ต้องทำตามขั้นตอน รวมไปถึงงานฝากที่ต้องช่วยเหลือให้ผู้อื่น
บางเรื่องต้องเร่งให้เสร็จเพราะส่งผลกระทบไปถึงทีมงานทั้งหมด บางงานอาจรับปากคนอื่นไว้ว่าจะทำให้เสร็จตามที่ตกลงกันไว้ ซึ่งทั้งหมดนี้คือความรับผิดชอบของเราที่ต้องจัดการให้ได้ และต้องแยกแยะให้ออกว่างานใดสำคัญกว่ากัน

5. หาเวลาผ่อนคลายบ้าง โดยเฉพาะคนทำงานยุคปัจจุบันที่มักใช้เวลาอยู่กับหน้าจอของสมาร์ตดีไวซ์ต่าง ๆ เป็นเวลานาน ซึ่งไม่เพียงสร้างความล้าให้กับตา แต่ยังรวมไปถึงกล้ามเนื้อต่าง ๆ ในร่างกายซึ่งต้องการการเปลี่ยนอิริยาบถเป็นระยะ การออกกำลังกายเป็นประจำจึงสามารถช่วยได้
การจัดสรรเวลาเพื่อการออกกำลังจึงเป็นเรื่องสำคัญ ซึ่งไม่จำเป็นต้องอาศัยเครื่องมือหรือต้องเข้าฟิตเนสเท่านั้น เพราะกิจวัตรประจำวันของเราเช่นการเดินระหว่างอาคารต่าง ๆ หรือขึ้นบันไดแทนการใช้ลิฟต์ก็ถือว่าช่วยให้เรามีโอกาสได้ออกกำลังกายมากขึ้นเช่นกัน

6. มีความตั้งใจในเรื่องที่ทำเสมอ เพราะในโลกยุคปัจจุบันเราจะเห็นคนทำหลาย ๆ อย่างพร้อมกันเป็นเรื่องปกติ เราอาจเห็นคนทำงานที่คุยโทรศัพท์ไปพร้อมกับส่งอีเมลสำคัญให้ลูกค้า ซึ่งแน่นอนว่าการทำอะไรหลายอย่างพร้อมกันก็อาจทำให้เสียสมาธิและเกิดความผิดพลาดขึ้นได้
การส่งอีเมลผิดจึงมีให้เราเห็นเป็นประจำ เช่นเดียวกับไลน์และเฟซบุ๊กที่เราจะเห็นคนส่งข้อความผิดกลุ่มอยู่เสมอ เพราะการทำหลาย ๆ อย่างพร้อมกันจะทำให้เราเสียสมาธิโดยไม่รู้ตัว การใส่ใจกับเรื่องที่ทำอยู่ โดยเฉพาะงานสำคัญ ๆ จึงไม่ควรให้มีอะไรเข้ามารบกวน

7. ต้องกล้าปฏิเสธ เมื่อรู้ว่าเราอาจต้องเสียเวลาไปกับเรื่องที่ทำไม่ได้ เพราะการทำงานหลีกไม่พ้นที่จะมีคนขอความช่วยเหลือให้เราจัดการเรื่องราวต่าง ๆ ให้ ซึ่งบางครั้งก็เป็นงานที่ยุ่งยากหรือใช้เวลายาวนานมากจนอาจทำให้เราเสียเวลาไปจัดการจนงานที่อยู่ในความรับผิดชอบของตัวเองต้องล่าช้าไปด้วย
นอกเหนือจากนั้น การรับปากให้ความช่วยเหลือใครก็อย่าทำไปเพียงเพราะความเกรงใจโดยไม่ได้ประเมินว่าเราสามารถช่วยเขาได้จริงหรือไม่ เพราะการรับปากมาแล้วแต่ทำให้เขาไม่ได้ ผลสุดท้ายก็คือต้องเสียเวลากันเปล่า ๆ ทั้ง 2 ฝ่าย

8. ระมัดระวังการใช้สื่ออิเล็กทรอนิกส์ ทั้งอีเมล ไลน์ เฟซบุ๊ก ซึ่งทุกวันนี้เราใช้งานกันเยอะมาก และใช้ครอบคลุมทั้งการใช้งานส่วนตัวและเพื่อการทำงาน ส่งผลให้มีข้อความที่รับในแต่ละวันเป็นจำนวนมหาศาล
ข้อความเหล่านี้มีทั้งที่เป็นสาระจากการติดตามงานในหน้าที่ และข้อความไร้สาระจากการพูดคุยกันกับญาติมิตร จนบางครั้งเราอาจปล่อยให้ข้อความสำคัญต้องผ่านเลยไปเพราะหลงหูหลงตา หรือไม่ใส่ใจกับมันจนพลาดข่าวสารสำคัญที่อาจจำเป็นต่อการตัดสินใจ
การจัดระบบข้อมูลจากสื่ออิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้จึงถือเป็นเรื่องสำคัญที่เราต้องจัดลำดับและเปิดการแจ้งเตือนเฉพาะข้อความสำคัญจริง ๆ เท่านั้น อย่าปล่อยให้การพูดคุยเรื่อยเปื่อยหรือเรื่องราวสนุกสนานเฮฮากับเพื่อน ๆ ทำให้เราเสียสมาธิในการติดต่อเรื่องที่จำเป็นจริง ๆ

9. ต่อเนื่องจากข้อที่ 8 คือต้องรู้จักใช้สื่ออิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้แต่พอดี เพราะทุกวันนี้หลาย ๆ คนมีอาการเสพติดมือถือ คือต้องหยิบเอาขึ้นมาดูตลอดเวลา โดยเฉพาะข้อความไร้สาระที่ได้รับมาตลอดเวลาจนทำให้ขาดสมาธิในการทำงาน
ที่สำคัญการอ่านข้อความจาก Social Media ที่มีปริมาณมากเช่นนี้มักจะทำให้เราขาดการจับประเด็นสำคัญ นั่นคือการเน้นปริมาณคืออ่านข้อความมาก ๆ แบบลวก ๆ เท่านั้น จนติดนิสัยการอ่านแบบไม่พินิจพิเคราะห์ ขาดทักษะการสังเคราะห์ข้อมูลด้วยตัวเอง

10. ต้องรู้จักสร้างสมดุลในการใช้ชีวิตส่วนตัวกับการใช้ชีวิตเพื่อหน้าที่การงาน รวมถึงการแยกแยะทั้ง 2 ส่วนออกจากกันให้ชัดเจน เวลางานจึงสามารถใช้เพื่อการทำงานได้เต็มประสิทธิภาพไม่เสียสมาธิไปยุ่งเรื่องส่วนตัว เช่นเดียวกับการใช้เวลาส่วนตัว เช่นการอยู่กับครอบครัวหรือเพื่อนฝูงก็ไม่ควรปล่อยให้เรื่องงานเข้าไปยุ่ง เพราะจะทำให้ใช้เวลาส่วนตัวได้ไม่เต็มที่

11. รู้จักคิดบวกเพื่อให้ความหวังและกำลังใจกับตัวเองอยู่เสมอ โดยเริ่มต้นคิดบวกตั้งแต่เริ่มต้นวันใหม่ทุกวัน จะกระตุ้นให้เราอยากทำทุกวันให้เป็นวันดี การทำงานในแต่ละวันจึงเต็มไปด้วยความหวัง ตรงกันข้ามกับคนคิดลบที่มักจะหยิบยกเรื่องแย่ ๆ มาฉุดให้กำลังใจตกต่ำลงทุกวัน

12. ใช้เวลาประชุมให้เหมาะสม อยากประชุมแบบพร่ำเพรื่อ บางช่วงเวลาอาจต้องอาศัยการประชุมติดตามงาน หรือประชุมระดมสมอง แต่นอกเหนือจากนั้นเราต้องใช้เวลาเพื่อพบปะลูกค้า คู่ค้า รวมถึงตรวจดูผลงานคู่แข่ง การใช้เวลาอยู่ในห้องประชุมมากเกินไปอาจทำให้เราพลาดเรื่องสำคัญไปโดยไม่รู้ตัว

13. ต้องกล้าตัดสินใจแม้ในระยะเวลาจำกัด ผู้บริหารหลาย ๆ คนใช้วิธีซื้อเวลาคือผัดผ่อนชะลอการตัดสินใจออกไปเรื่อย ๆ ซึ่งการเป็นการตัดสินใจที่ดีแล้วจะเป็นวันนี้ หรือเป็นอาทิตย์หน้า ก็น่าจะเป็นการตัดสินใจแบบเดิมนั่นเอง
ข้อจำกัดทั้งหลายในชีวิตเรานั้นอาจดูเหมือนมีองค์ประกอบมากมาย แต่เนื้อแท้แล้วตัวเราเองเท่านั้นที่เป็นองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดและอาจพลิกชีวิตจากคนธรรมดา ๆ ที่ไม่มีอะไรโดดเด่นให้ก้าวขึ้นมาเป็นคนที่ประสบความสำเร็จ

ผู้เขียน : แจ็ค มินทร์ อิงค์ธเนศ