ความท้าทายท่ามกลางวิกฤต Covid-19

เหรียญสองด้านของ RICOH ผลพวงจากการแพร่ระบาดของไวรัสโคโรนา Covid-19  ที่ลุกลามเป็นวงกว้างเกือบทุกประเทศ ได้ส่งผลกระทบต่อบุคคลรวมไปถึงภาคธุรกิจอย่างเลี่ยงได้ยาก นับเป็นความท้าทายบทใหม่ ในการวางระบบป้องกันและเฝ้าระวังไม่ให้เกิดเหตุการณ์ซ้ำรอย

การบริหารความเสี่ยงในภาวะวิกฤตกลายเป็นโจทย์ที่ท้าทายความสามารถของผู้บริหารยุคใหม่ “พรชัย วรอังกูร” ผู้อำนวยการฝ่ายการตลาดและบิสซิเนสโซลูชัน บริษัท ริโก้ (ประเทศไทย) จำกัด ก็เช่นกันแต่เขากลับไม่ได้แสดงความกังวล และมองสถานการณ์ที่เกิดขึ้นอย่างมีสติ

เปลี่ยนวิกฤตเป็นโอกาส “แน่นอนว่าเหรียญมักจะมีสองด้านเสมอ” พรชัยกล่าว

หากมองในภาพรวม วิกฤตครั้งนี้ส่งผลกระทบต่อเศรษฐกิจของโลกเป็นอย่างมาก และเป็นวงกว้างเกือบจะทุกภาคธุรกิจ แต่หากมองในอุตสาหกรรมไอทีต้องบอกว่า มีผลกระทบในระดับหนึ่งเนื่องจากที่ผ่านมา ธุรกิจไอที ได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยน แปลงเทคโนโลยีในตัวเองอยู่ต่อเนื่อง ซึ่งส่งผลกระทบต่อพฤติกรรม และแนวทางการ ทำธุรกิจพอสมควร แต่เมื่อมีวิกฤตเกิดขึ้นความต้องการขั้นพื้นฐานในเรื่องของอุปกรณ์ไอทีกลับสูงขึ้นกะทันหัน เพื่อรับมือกับรูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนไป เช่นการทำงานจากที่บ้าน หรือที่เรียกว่า Work From Home

“คนส่วนใหญ่มักมีอุปกรณ์ไอทีที่สามารถทำงานจากที่บ้านได้ในระดับหนึ่งแต่เมื่อต้องทำอย่างจริงจัง อุปกรณ์ที่มีอยู่ ก็อาจไม่ตอบโจทย์ และต้องหาเครื่องมือใหม่ๆ เข้ามาเสริมกันอย่างเร่งด่วน”สถานการณ์ที่เกิดขึ้นทำให้หลายๆ บริษัทตัดสินใจเพิ่มงบเร่งด่วน เพื่อจัดซื้อ และหาอุปกรณ์ที่จำเป็นสำหรับพนักงาน เพื่อให้ธุรกิจดำเนินต่อไปได้อย่างไม่ติดขัด และที่กำลังได้รับความนิยมในขณะนี้คือการเช่าใช้อุปกรณ์ไอที

“ความจำเป็นเร่งด่วน แต่ไม่ยืดเยื้อการเช่าอุปกรณ์ชั่วคราวคุ้มค่ากว่าการลงทุนก้อนใหญ่ในครั้งเดียว ริโก้เองก็ได้ขยายบริการเช่าอุปกรณ์ไอทีที่จำเป็นกับลูกค้าเพิ่มเติมให้กับหลายที่ “พรชัยกล่าวและเสริมว่า ในวิกฤตครั้งนี้ยังสร้างความต้องการใหม่ๆ

อย่างระบบการประชุมทางไกล รวมถึงอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้อง เช่น ลูกค้าบริษัทประกันหรือสถาบันการเงินที่ริโก้ได้เข้าไปช่วยจัดหาอุปกรณ์สนับสนุนให้ทันตามความต้องการในทันที

อย่างไรก็ตาม ที่กล่าวมานี้ไม่ได้หมายความว่าธุรกิจไอที่ไม่ได้รับผลกระทบอะไรเลย จริง ๆ ก็ต้องมีบ้าง เช่นการเลื่อน งานอีเวนต์เปิดตัวสินค้ารุ่นใหม่ ๆ หรือการประกาศยกเลิกงานแสดงสินค้าด้านไอที่ รวมถึงการที่หลาย ๆ บริษัทฯ เริ่มตัดสินใจชะลอการลงทุนเพื่อดูสถานการณ์ก่อน นั่นก็เป็นเหตุผลให้กำลังซื้อหายไปจากตลาดพอสมควรนอกเหนือจากปัญหาซัพพลายเชนที่เกิดซะงักงันจากโรงงานผู้ผลิต

บทเรียนจาก Crisis

“เราเริ่มใช้เทคโนโลยีที่มีอยู่มาใช้เพื่อรับมือกับสถานการณ์ที่เกิดขึ้น โดยริโก้ในแต่ละประเทศก็จะมีมาตรการจัดการที่แตกต่างกันออกไป ตามการตัดสินใจของผู้บริหารและนโยบายจากรัฐบาลประเทศนั้นๆ”

นี่ไม่ใช่ครั้งแรกที่ภาคธุรกิจได้รับผลกระทบจากโรคระบาด ก่อนหน้านี้โลกเคยเผชิญกับโรค SARS ในปี 2003 และ MERS ในปี 2012 ที่ส่งผลกระทบทั้งด้นสรารณสุข และความเชื่อมั่นเพียงแต่เป็นการแพร่ระบาดที่เกิดขึ้นเฉพาะพื้นที่ จึงไม่ส่งผลโดยตรงกับภาคเศรษฐกิจมากนัก ต่างกับวิกฤตตั้มยำกุ้งซึ่งส่งผลกระทบวงกว้างในเอเซียและวิกฤตชับไพรม์ก็กระทบกัสหรัฐอเมริกาเป็นหลัก

พรชัย ยอมรับว่า ผลกระทบที่ขึ้นในอดีตมีความแตกต่างอย่างเห็นได้ชัดเมื่อเทียบกับวิกฤต Coronavirus (Covid-19) ที่ส่งผลไปทั่วโลก ทั้งการระบาดต่อเนื่อง รวมไปถึงวิธีควบคุมและป้องกันอย่างการปิดประเทศ ปิดเมือง ที่ส่งผลต่อเศรษฐกิจ การท่องเที่ยว การค้าและธุรกิจบริการในทุกภาคส่วน

“เราได้เห็นภาครัฐในหลายๆ ที่กำหนด ใช้ Restriction of Movement (ROM) หรือ Movement Control Order (MCO) ห้างร้านต่างๆ ต้องปิดทำการชั่วคราวเพื่อลดความเสี่ยงของการแพร่ระบาด จนผู้ประกอบการบางรายนั้นอาจจะถึงขั้นต้องปิดกิจการไปเลย เรียกได้ว่าวิกฤตในครั้งนี้ส่งผลกระทบต่อทุกวงการและทุกภูมิภาคเลยทีเดียว”

ประเทศญี่ปุ่น ซึ่งถือเป็นสถานที่แรก ๆ ที่ได้รับผลกระทบจากการระบาดของ COVID-19 บริษัท ริโก้ กรุ๊ป จำกัด ได้ประกาศให้พนักงานในเขตพื้นที่กรุงโตเกียวทำงานจากที่บ้านหรือ Work From Homeทันที่ตั้งแต่วันที่ 2 มีนาคมที่ผ่านมา ซึ่งสนับสนุนนโยบายของรัฐบาล และเพื่อลดความเสี่ยงของตัวพนักงานเองที่จะต้องใช้ชีวิตประจำวันในสถานที่ที่มีผู้คนจำนวนมาก เช่น ระบบขนส่งสาธารณะ

ในทวีปยุโรปที่ได้รับผลกระทบอย่างหนัก ทำให้ริโก้ในภูมิภาคนี้ต่างก็ต้องปรับตัวเพื่อรับมือกับสถานการณ์ที่เกิดขึ้น รวมถึงการให้ความช่วยเหลือลูกค้าที่ได้รับผลกระทบจากสถานการณ์นี้ด้วยเช่นกัน เช่น ริโก้ ในอิตาลีและฝรั่งเศสได้จัด Virtual Room Services ให้ลูกค้าในกลุ่มการศึกษา ทั้งโรงเรียนและมหาวิทยาลัย สามารถใช้ในการเรียนการสอนผ่านทาง Video Conference ได้

“เราเริ่มใช้เทคโนโลยีที่มีอยู่มาใช้เพื่อรับมือกับสถานการณ์ที่เกิดขึ้น โดย ริโก้ในแต่ละประเทศก็จะมีมาตรการจัดการที่แตกต่างกันออกไปตามการตัดสินใจของผู้บริหาร และนโยบายจากรัฐบาลประเทศนั้นๆ นอกเหนือจากตัว BCP หรือ Business Continuity Plan ที่มีเป็นมาตรฐานขององค์กรอยู่แล้ว” เขากล่าวและย้ำว่า ริโก้ได้ให้ความสำคัญกับการสนับสนุนภาครัฐ และให้ความร่วมมือเพื่อลดความเสี่ยง

ปรับแผน รับมือ

ผลกระทบโดยรวมทางเศรษฐกิจที่ทำให้หลายธุรกิจหยุดชะงัก โดยเฉพาะในภาคการบริการ และคาดว่าอาจส่งผลกระทบต่อรายได้หลังการขาย ไม่ต่ำกว่า 20% อย่างไรก็ตาม นอกเหนือจากการเป็นผู้ให้บริการทางด้านการพิมพ์ ซึ่งถือเป็นธุรกิจหลัก รึโก้ ในฐานะผู้ให้บริการด้านการพิมพ์ก็ย่อมได้รับผล กระทบด้วยเช่นกัน การที่หลาย ๆ บริษัทมีนโยบาย Work From Home นั้น ย่อมส่งผลกระทบต่อ TDV (Total Document Volume) หรือปริมาณการพิมพ์เอกสารของบริษัทลูกค้าเมื่อพนักงานต่างทำงาน จากที่บ้านการพิมพ์เอกสารจากเครื่องที่บริษัทก็ลดลงตามไปด้วย หรือการที่บริษัทมีนโยบายลดความเสี่ยงจากผู้มาติดต่อภายนอกก็ได้ส่งผลให้การส่งมอบ และงานติดตั้งเครื่องพิมพ์ต้องล่าช้ออกไปอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

ผู้อำนวยการฝ่ายการตลาดและบิสซิเนส โซลูชันบริษัทรึโก้ (ประเทศไทย) จำกัด บอกว่า ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา ริโก้ได้ปรับองค์กรและโครงสร้างธุรกิจมาในระดับหนึ่ง ซึ่งน่จะเป็นส่วนสำคัญในการรองรับผลกระทบที่กำลังเกิดขึ้นเพื่อก้าวสู่การเป็นผู้ให้บริการแบบ Total Solutions ทั้งในเรื่องอุปกรณ์สำนักงานอัตโนมัติ (Offce Automation), อุปกรณ์ไอที (IT) รวมถึงระบบ Smart Systems

ด้วยผลิตภัณฑ์และบริการของริโก้ที่มีอยู่หลากหลายนั้นทำให้รึโก้มี Flexibility ค่อนข้างสูงในการดำเนินธุรกิจและสร้างโอกาสทางธุรกิจในช่วงวิกฤตนี้ได้โดยเฉพาะแพลตฟอร์มการทำงานแบบดิจิทัล เช่น เทคโนโลยีคลาวด์อย่างซอฟต์แวร์ของริโก้เองนั้น ก็เหมาะกับสถานการณ์ปัจจุบันรวมไปถึงการทำงานในอนาคต

ซอฟต์แวร์ของเราอย่าง Open BeeCloud นั้น สามารถเรียกเอกสารจากองค์กรได้แม้จะทำงานจากที่บ้านระบบ Conference System Platform ตอบโจทย์ การประชุมทางไกล หรือ Car Park Management System ที่ช่วยออกแบบระบบ บริหารลานจอดรถในเรื่องการชำระเงินโดยมีตัวเลือกให้ชำระค่าบริการผ่านแอปพลิเคชัน ผ่านบัตรเครติต และบัตรเดบิตช่วยลดความเสี่ยงจากการสัมผัสธนบัตรได้และยังเป็นการสนับสนุนสังคมไร้เงินสด (CashlessSociety) อีกด้วย

นอกเหนือจากผลิตภัณฑ์ที่มีความพร้อมในการนำเสนอสู่ตลาดแล้วริโก้ยังคงให้ความสำคัญในตัวบุคลากรของบริษัทฯ ที่จะต้องส่งเสริมและ พัฒนารวมถึงให้การสนับสนุน เครื่องมือ เพื่อให้ทุกคนสามารถทำงานได้เต็มประสิทธิภาพ นอกเหนือจาก ระบบประเมินและติดตามผล เพื่อให้มั่นใจว่าบริษัทจะยังคงสามารถบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ได้ด้วยกัน

สถานการณ์แพร่ระบาตของไวรัสทีเกิดขึ้น ทำให้ธุรกิจหลายแห่งเริ่มคิดถึงรูปแบบการลดค่ใช้จ่าย เพื่อประคอง ธุรกิจให้ก้าวข้ามวิกฤตไปได้ ริโก้เชื่อว่าทุกองค์กรมีแผนงาน รับมือวิกฤตในครั้งนี้อยู่แล้ว มากบ้างน้อยบ้าง ตามแต่ ลักษณะเฉพาะขององค์กร

แนวทางของรึโก้คือการศึกษา และนำเอานวัตกรรม รวมถึงเทคโนโลยีที่มีอยู่มาใช้แบ่งเบาภาระ และสร้าง Business Process ใหม่ ซึ่งนับเป็นการปรับตัวทางธุรกิจที่เกิดขึ้น นอกเหนือจากการมองหาโอกาสทางธุรกิจ

“วิกฤตในครั้งนี้ไม่ใช่แค่ผ่านมาแล้วก็ผ่านไปแต่จะทิ้งความเปลี่ยนแปลงอีกหลายอย่างไว้อย่างแน่นอนและที่สำคัญโรคระบาดนี้ยังจะอยู่กับเราไปอีกนาน เราต้องไม่ตระหนกเกินเหตุ และการรักษาซึ่งขวัญกำลังใจของทีมงานยังเป็นสิ่งสำคัญเพื่อจะก้าวข้มเหตุการณ์นี้ไปพร้อมกัน” พรชัย กล่ว และทิ้งท้าย

ผู้บริหารจะต้องให้ความสำคัญกับ 3 สิ่งคือ ในเรื่องความปลอดภัยของคน (พนักงาน) เป็นสิ่งแรก และตามด้วยการดูแลความแข็งแรงของธุรกิจ เพราะบุคลากรเป็นรากฐานที่สำคัญที่จะสร้างความแข็งแกร่งให้กับธุรกิจของเราทั้งในภาวะวิกฤต และการขยายตัวในอนาคตการดูแลพนักงานจึงเป็นเรื่องที่ไม่ควรมองข้าม

อย่างที่ริโก้ได้สร้าง Digital Knowledge Platform ขึ้นมาเพื่อให้พนักงานสามารถข้าถึงข้อมูลความรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บันทึกข้อมูลกรเข้าเรียน เพื่อให้พนักงานใช้เวลาบางส่วนที่ไม่ต้องเสียไปกับการเดินทางมาทำงานส่วนข้อที่ 2 ในเรื่องความเข้มแข็งทางธุรกิจก็เป็นโอกาสที่ผู้บริหารจะสามารถพิจารณาทบทวนแผนกลยุทธ์ และนำเสนอแนวคิด Business Process ที่ดีเพื่อลดต้นทุน หรือการปรับเปลี่ยนองดักรไปในทิศทางที่สอดคล้องกับสถานการณ์และความเปลี่ยนแปลงในอนาคตได้ง่ายขึ้นกว่าในภาวะปกติเพราะพนักงานเข้าใจ และเชื่อมั่นในองค์กรที่ดูแลพวกเขาเป็นอย่างดีนั่นเอง และสุดท้ายข้อที่ 3 ซึ่งขาดไม่ได้ คือการให้ความสำคัญในการดูแลและควบคุมสถานะทางการเงินให้คล่องตัวให้มากที่สุด การบริหารสินทรัพย์และเงินสดหมุนเวียน (Cash Flow) เป็นเรื่องที่ไม่อาจกระพริบตาได้เลยสำหรับธุรกิจในภาวะเช่นนี้