จัดการกระแสเงินสดอย่างไรให้ธุรกิจมีสภาพคล่อง

สำหรับการทำธุรกิจนั้น การบริหารจัดการด้านการเงินเป็นเรื่องสำคัญมาก Cash flow หรือ กระแสเงินสด เป็นอีกหนึ่งปัจจัยสำคัญที่มีผลต่อการอยู่รอดของธุรกิจ การที่บริษัทมีเงินสดอยู่ในมือมากเพียงพอ จะแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่า บริษัทนั้นสามารถชำระค่าใช้จ่ายต่างๆ ได้อย่างมั่นคง ดังนั้นผู้ประกอบการจึงต้องรู้ว่าจะจัดการกระแสเงินสดอย่างไรให้ธุรกิจมีสภาพคล่อง

กระแสเงินสด (Cash Flow) หมายถึง การนับเงินไหลเข้าออกในกิจการ ถ้าเดือนนี้เงินไหลเข้ามามากกว่าไหลออก กระแสเงินสดก็จะเป็นบวก แต่ถ้าเดือนนี้เงินไหลออกมากกว่าไหลเข้า กระแสเงินสดก็จะเป็นลบ กล่าวอีกนัยหนึ่ง เงินสดที่ธุรกิจสามารถสร้างขึ้นมาได้ช่วงเวลาหนึ่ง การประกอบธุรกิจต้องมีเงินสดเพียงพอในการใช้จ่ายหมุนเวียนหรือการรักษาสภาพคล่องของกระแสเงินสด

กระแสเงินสด (Cash flow) แบ่งออกเป็น 3 ประเภทดังนี้

1. กระแสเงินสดจากกิจกรรมดำเนินงาน (Operational Cash Flows) คือ เงินสดที่เข้าหรือออกจากบริษัท ซึ่งมีผลมาจากการดำเนินงานของบริษัท เช่น เงินจากการขายสินค้า เงินที่จ่ายค่าจ้าง เงินที่จ่ายค่าวัตถุดิบ เป็นต้น
2. กระแสเงินสดจากกิจกรรมลงทุน คือ (Investment Cash Flows) คือ เงินสดที่เข้าหรือออกจากบริษัท ซึ่งมีผลมาจากการลงทุน เป็นงินที่ได้จากการขายสินทรัพย์ของบริษัท
3. กระแสเงินสดจากกิจกรรมทางการเงิน (Financing Cash Flows) คือ เงินสดที่เข้าหรือออกจากบริษัท ที่มีผลมาจากกิจกรรมทางการเงิน เช่น ดอกเบี้ยที่ได้รับ หรือดอกเบี้ยที่ต้องจ่ายเพื่อชำระหนี้

วิธีบริหารกระแสเงินสดที่ SME ต้องรู้

“กระแสเงินสด” หรือ (cash flow) ถือเป็นหัวใจหลักในการดำเนินธุรกิจ โดยเฉพาะสำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดเล็ก หากธุรกิจประสบกับภาวะขาดแคลนเงิน มีกระแสเงินสดติดลบ หรือขาดสภาพคล่องในการหมุนเวียนเงิน อาจส่งผลให้ธุรกิจต้องหยุดชะงัก และหากปัญหานี้สะสมไปเรื่อยๆ จะก่อปัญหาในระยะยาวและอาจปิดตัวลงในท้ายที่สุด ดังนั้นเหล่าธุรกิจ SME ควรรู้หลักการบริหารจัดการเงินสดเพื่อให้สภาพคล่องทางการเงินมีประสิทธิภาพ มีเงินหมุนเวียนตลอด ดังนั้นมาดูหลักการบริหารกระแสเงินสดง่ายๆ ในแบบ SME กัน

1. ตรวจสอบสถานะเงินสด

ผู้ประกอบการธุรกิจจะต้องทราบสถานะทางการเงินของธุรกิจ จำเป็นที่จะต้องรู้ว่ามีเงินเท่าไหร่ เพียงพอและครอบคลุมกับค่าใช้จ่ายทั้งหมดหรือไม่ ควรมีการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอทุกสัปดาห์ เพื่อที่เราจะได้ทราบถึงจำนวนรายรับ-รายจ่ายที่เกิดขึ้น รวมถึงจำนวนเงินที่ยังคงค้างชำระเงินจากลูกหนี้หรือคู่ค้าด้วย ข้อมูลเหล่านี้จะทำให้สามารถวิเคราะห์สถานการณ์และวางแผนการบริหารจัดการเงินสดเพื่อนำไปใช้จ่ายต่อไปในอนาคตได้

2. พยากรณ์การใช้เงิน

ผู้ประกอบการต้องสามารถพยากรณ์กระแสเงินสดทั้งรายรับและรายจ่ายในระยะสั้นและระยะยาวได้ เพื่อกำหนดเป้าหมายและกลยุทธ์ให้ธุรกิจ รวมถึงวางแผนการใช้เงินได้อย่างถูกต้อง ทั้งยังส่งผลถึงแผนการผลิต แผนการขายและการตลาด และนโยบายการให้เครดิตเทอมแก่ลูกค้าหรือระยะเวลาที่ลูกค้าแต่ละรายจะต้องจ่ายเงิน เพื่อให้เพียงพอกับวงจรเงินสดของธุรกิจ

3. ประเมินความเสี่ยงธุรกิจและเตรียมวิธีการรับมือ

ผู้ประกอบการต้องวิเคราะห์สถานการณ์ที่เกิดขึ้นในแต่ละช่วงเวลา เช่น หากมีการสั่งสินค้ามาเก็บไว้ที่คลังมาก แต่ลูกค้ามีปัญหา และไม่สั่งซื้อตามเป้าที่คาดการณ์จะทำอย่างไร เมื่อมีจำนวนการสั่งซื้อมากจะรับมืออย่างไร หากเกิดเหตุการณ์ทำนองนี้จะมีมาตรการในการรับมือและจัดการอย่างไรเพื่อกระทบกับการดำเนินธุรกิจและกระแสเงินสดน้อยที่สุด

4. รู้จักบริหารเครดิตและเร่งรัดลูกหนี้

สำหรับลูกหนี้ควรจะมีนโยบายในการให้เครดิตสำหรับคู่ค้า เพื่อให้ชำระเงินโดยเร็วที่สุดอาจจะเป็น 30 หรือ 60 วัน และพยายามเร่งรัดหรือหาแรงจูงใจเพื่อให้ลูกหนี้ชำระเงินให้เร็วขึ้น และมีการติดตามทวงหนี้อย่างสม่ำเสมอ ในส่วนของเจ้าหนี้นั้น ผู้ประกอบการควรจะชำระเงินตรงตามกำหนด ไม่ผลัดผ่อนหนี้ ทั้งนี้ก็เพื่อสร้างเครดิตให้เป็นที่น่าเชื่อถือ ในกรณีที่เกิดความจำเป็นต้องขอเจรจาเพื่อยืดระยะเวลาชำระเงินออกไป นอกจากนี้ยังรวมถึงดอกเบี้ยที่พอกพูนด้วยหากไม่ชำระหนี้ตามระยะเวลาที่ได้ตกลงกัน จะเป็นการเพิ่มใช้จ่ายมากขึ้นไปอีก

สำหรับการบริหารจัดการลูกหนี้ เจ้าหนี้พาร์ทเนอร์ต่างๆ นั้น ผู้ประกอบการสามารถตรวจสอบความมั่นคงทางการเงินของลูกหนี้ ความเข้มแข็งของพาร์ทเนอร์โดยใช้โปรแกรมมาช่วยวิเคราะห์ ข้อดีของการที่ผู้ประกอบการใช้เครื่องมือช่วยวิเคราะห์คือท่านจะสามารถวางแผน วางมาตรการทางการเงินของท่านได้ กล่าวคือ หากตรวจสอบแล้วว่าลูกหนี้มีทุนน้อย ความสามารถในการชำระหนี้ต่ำ ผู้ประกอบการสามารถหามาตรการในการปรับโครงสร้างเพื่อให้ผู้ประการเองก็ได้รับเงินคืน หรือการตรวจสอบพาร์ทเนอร์ก็เช่นกัน สามารถวางแผนการทำงานร่วมกับพาร์ทเนอร์ได้ สำหรับโปรแกรมที่ช่วยผู้ประกอบการวิเคราะห์ทางด้านนี้ได้ปัจจุบันก็มีออกมามากมายให้เลือกใช้ แต่ก็มีโปรแกรมหนึ่ง ที่ให้ข้อมูลได้อย่างละเอียดและสามารถช่วยวิเคราะห์ได้ เช่น Corpus ของบริษัท BOL โดยเจ้า Corpus นี้จะมีเมนูที่ช่วยวิเคราะห์ความเข้มแข็งทางการเงินของแต่ละบริษัท แสดงให้เห็นวงจรการเติบโต แสดงถึงความสามารถในการเติบโตของบริษัทจากการบริหารเงินทุน ซึ่งจะช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถเห็นภาพการเติบโตของบริษัทที่กำลังทำการค้าด้วย บริษัทคู่แข่ง หรือแม้กระทั่งบริษัทของท่านเองได้ชัดเจนมากขึ้น

หน้าเว็บไซต์ https://corpus.bol.co.th/home/ ตัวช่วยหนึ่งในการวิเคราะห์ทั้งคู่ค้าและคู่แข่ง

ตัวอย่างภาพแสดงผลวงจรการเติบโตของบริษัท

5. บริหารสภาพคล่องกับทรัพย์สินที่ไม่ได้ใช้งาน

หากธุรกิจมีเครื่องมือหรืออุปกรณ์ที่ไม่ได้ใช้งานแล้ว หรือมีสินค้าคงค้างอยู่ในสต็อกเป็นจำนวนมากและเริ่มเก่า ไม่ทันสมัย ต้องจ่ายค่าบำรุงรักษาบ่อยๆ การขายสิ่งเหล่านี้เพื่อเปลี่ยนเป็นเงินเป็นแนวคิดหนึ่งที่ควรทำ เนื่องจากการเก็บเครื่องมือหรืออุปกรณ์ที่ถูกปล่อยว่างโดยไม่ได้ใช้งาน เก่าเกินไป หรือไม่สามารถใช้ได้แล้วไม่ทำให้เกิดประโยชน์ใดๆ กับธุรกิจ แม้แต่สินค้าคงค้างในสต็อก ยิ่งเก็บนานวัน สินค้าก็ยิ่งเก่า ตกรุ่น และมูลค่าจะลดลงตามไปด้วย ดังนั้นการจัดกิจกรรมลดราคาก็เป็นอีกวิธีหนึ่งที่จะช่วยระบายสินค้าออกไปได้ ถึงแม้ว่าการขายนั้นจะได้มาในราคาต่ำกว่ามูลค่าของสิ่งของ แต่ก็ย่อมดีกว่าที่จะปล่อยไว้จนสุดท้ายอาจจะไม่ได้รับอะไรกลับคืนมา

6. สำรองเงินในกรณีเกิดเหตุฉุกเฉิน

ผู้ประกอบการไม่สามารถรู้ได้ว่าในอนาคตจะมีเหตุการณ์ไม่คาดคิดอะไรเกิดขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการถูกลูกค้ายกเลิกการสั่งซื้อ การประท้วงจากคนงาน ภัยธรรมชาติ อัคคีภัย ปัจจัยต่างๆ ภายในประเทศ เป็นต้น ผู้ประกอบการควรเตรียมเงินสำรองเอาไว้เสมอ หากกระแสเงินสดเกิดติดขัดหรือขาดสภาพคล่องก็ยังมีเงินเอาไว้หมุนเวียนในธุรกิจ และเพื่อเป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินธุรกิจต่างๆ ประคับประคองธุรกิจให้ดำเนินต่อไปได้ หากกระแสเงินสดไม่เพียงพอจริงๆ อาจจะต้องหาแหล่งกู้ยืมจากแหล่งต่างๆ ต่อไป ทั้งนี้ต้องคำนวณภาระดอกเบี้ยที่จะขึ้นในอนาคตด้วย

7. ระวัง! อย่าคิดว่ากำไรคือเงินสด

ผู้ประกอบการธุรกิจหลายคนยังเข้าใจกันแบบผิดๆ ว่า ตัวเลขของกำไรจะแสดงผลของเงินสดด้วย แต่แท้จริงแล้วกำไรทางบัญชีเกิดจากรายได้ลบค่าใช้จ่าย โดยที่รายได้เกิดจากการขายสินค้าและส่งมอบสินค้าแล้ว แต่บางครั้งก็ได้กลับมาเป็นเงินสดหรือเงินเชื่อที่ต้องตามทวงก็ได้ แค่รายได้ก็ไม่ใช่เงินสดทั้งหมดแล้ว

สำหรับการวิเคราะห์กระแสเงินสดในธุรกิจนั้น แน่นอนว่าผู้ประกอบการจะต้องทำการคาดการณ์และตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ อย่างไรก็ตามเพื่อเป็นการอำนวยความสะดวกในการตรวจสอบและวิเคราะห์กระแสเงินสดนั้น ท่านสามารถวิเคราะห์ได้ทั้งของบริษัทท่านเองและบริษัทอื่นๆ ผ่านโปรแกรม Corpus ได้ด้วย ถือเป็นตัวช่วยที่ร่นระยะเวลาการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเลยทีเดียว ซึ่งโปรแกรมนี้สามารถวิเคราะห์ข้อมูลขั้นสูง อาทิเช่น กระแสเงินสด วงจรการเติบโตของธุรกิจ การวิเคราะห์ตามแนวดิ่ง เป็นต้น นอกจากนี้ยังมีฟังก์ชั่นการประเมินสถานการณ์ล่วงหน้าได้อย่างแม่นยำที่ให้ท่านสามารถนำตัวเลขทางการเงินของธุรกิจมาลองปรับเปลี่ยน เพื่อดูผลกระทบที่จะเกิดขึ้นและเตรียมวางแผนกลยุทธ์ในการรับมือกับการเปลี่ยนแปลงก่อนล่วงหน้า ผ่านฟังก์ชั่นดีๆ มากมาย

ตัวอย่างรายงานสรุปข้อมูลทางการเงินจากโปรแรม Corpus

ทั้งหมดที่กล่าวมานี้จะเห็นได้ว่าการตรวจสอบกระแสเงินสดนั้นมีความสำคัญต่อการประกอบธุรกิจเป็นอย่างมาก ผู้ประกอบการทุกท่านจะต้องทำการตรวจสอบข้อมูลในส่วนนี้อยู่เสมอเพื่อวางแผน คาดการณ์ และรับมือกับทุกสถานการณ์ได้อย่างมีประสิทธิภาและยังคงสภาพคล่องทางธุรกิจได้อย่างยั่งยืน