ส่วนใหญ่คนทำธุรกิจเจอ ‘ต้นทุนแฝง’ แบบไหนบ้าง ?

ถ้าถามนักธุรกิจส่วนใหญ่ว่าต้นทุนในการทำธุรกิจมีอะไรบ้าง คำตอบที่ได้มักจะวนอยู่แถว ๆ ค่าวัตถุดิบกับค่าแรง ซึ่งก็ไม่ผิดอะไร เพราะสองอย่างนี้คือต้นทุนหลักที่ทุกคนต้องจ่ายอยู่แล้ว

แต่มีต้นทุนอีกประเภทหนึ่งที่หลายคนมักปล่อยผ่านไปโดยไม่ได้ตั้งใจ นั่นคือต้นทุนแฝง ซึ่งเป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจากกระบวนการผลิตหรือการบริหารจัดการของธุรกิจ ที่มักจะมูลค่าไม่ได้สูงจึงทำให้ไม่ได้รับความสนใจมากนัก

ทั้งนี้ ปัญหาของต้นทุนแฝงไม่ได้อยู่ที่ตัวเลขในวันแรกที่เห็น แต่ค่าใช้จ่ายเหล่านี้มักพอกพูนไปเรื่อย ๆ ทำให้กลายเป็นรายจ่ายก้อนใหญ่ที่กินกำไรของธุรกิจไปอย่างมากในวันหนึ่ง

หลัก ๆ แล้ว ธุรกิจส่วนใหญ่จะเจอต้นทุนแฝงอะไรบ้าง ?

เรื่องแรกคือค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวกับพนักงาน ที่ไม่ใช่แค่เงินเดือนที่จ่ายทุกเดือน แต่อาจมีส่วนอื่น เช่น ในกรณีที่บริษัทมีอัตราการลาออกของพนักงานสูง หรือ Turnover Rate บริษัทก็จะมีค่าใช้จ่ายด้านการค่าโฆษณาตำแหน่งงาน ค่าสัมภาษณ์ ค่าอบรมพัฒนาทักษะพนักงานใหม่ และค่าปฐมนิเทศพนักงานใหม่ สูงไปด้วย

นอกจากนี้ การที่พนักงานหยุดงานจากความเจ็บป่วยหรือลาโดยไม่ได้รับค่าจ้าง ก็อาจทำให้บริษัทต้องจ้างคนชั่วคราวมาทดแทน หรือมีประสิทธิภาพการทำงานที่ลดลงไปด้วย

เรื่องที่สองคือค่าใช้จ่ายด้านการดำเนินงาน ไม่ว่าจะเป็นค่าประกันภัยที่มักปรับขึ้นทุกปีโดยที่หลายธุรกิจมักจะไม่ได้คาดการณ์ไว้ล่วงหน้า ทั้งประกันความรับผิดและประกันสุขภาพ นอกจากนี้ความไม่มีประสิทธิภาพในการจัดการคลังสินค้า อย่างเช่นการจ่ายค่าเช่าพื้นที่แต่ไม่ได้ใช้ หรือสินค้าที่สต็อกไว้มากเกินความจำเป็น ก็มีส่วนให้เงินทุนจมอยู่กับสินค้าในคลัง จนต้องเสียเงินเพิ่มไปกับการดูแลรักษาหรือจมอยู่ในค่าเสื่อมราคาด้วย

เรื่องที่สามมักถูกมองข้ามที่สุดคือค่าใช้จ่ายสำนักงานและความสูญเปล่าที่เกิดขึ้นในชีวิตประจำวัน โดยหลัก ๆ มาจากการใช้ทรัพยากรไปอย่างสิ้นเปลืองโดยไม่สร้างผลตอบแทน เช่น การเปิดไฟและอุปกรณ์ทิ้งไว้ในพื้นที่ที่ไม่มีคนใช้งานหรือแม้แต่การขาดการดูแลระบบต่าง ๆ จนทำให้เกิดการใช้พลังงานอย่างไม่มีประสิทธิภาพ ก็สามารถดันค่าไฟให้สูงขึ้นได้อย่างเห็นได้ชัด

ส่วนค่าเช่าพื้นที่สำนักงานที่ใหญ่เกินความต้องการจริง ก็เป็นการสูญเสียที่เงียบแต่ต่อเนื่องทุกเดือน และถ้ารวมค่ากระดาษ หมึกพิมพ์ อุปกรณ์เครื่องเขียน ทิชชู น้ำดื่ม ไปจนถึงค่าเดินทางพบลูกค้า ค่าโทรศัพท์ ค่าอินเทอร์เน็ต หรือค่าเช่าห้องสัมมนานอกสถานที่เข้าไปด้วย สิ่งที่ดูเหมือนเล็กน้อยทั้งหมดนี้เมื่อรวมกันอาจกลายเป็นตัวเลขที่สูงได้

แล้วธุรกิจจะรับมือกับต้นทุนแฝงเหล่านี้ได้อย่างไร ?

วิธีง่าย ๆ คือการตรวจสอบบัญชีอย่างสม่ำเสมอ โดยการดูรายจ่ายที่เกิดซ้ำทุกเดือนว่ามีอะไรที่จ่ายอยู่แต่ไม่ได้ใช้แล้ว หรือการกำหนดรายจ่ายในแต่ละเดือนไว้ แล้วนำมาเปรียบเทียบกับตัวเลขที่จ่ายจริง เช่น ค่าสาธารณูปโภค ค่าแรง หรือค่าซ่อมบำรุง

นอกจากการตรวจสอบบัญชีแล้ว เจ้าของกิจการก็ควรสอบถามพนักงานของตัวเอง ที่ทำงานอยู่กับระบบและกระบวนการทำงานทุกวัน ว่าตรงไหนมีความซ้ำซ้อนหรือสิ้นเปลือง เพราะการเปิดโอกาสให้ทีมแสดงความเห็นผ่านแบบสอบถาม หรือการลองเข้าไปสังเกตการทำงานจริงอาจทำให้เราได้เห็นความไม่มีประสิทธิภาพที่ซ่อนอยู่ในกระบวนการที่ใคร ๆ คิดว่าปกติดี

และสุดท้ายคือการนำเทคโนโลยีมาช่วย ซึ่งปัจจุบันมีเครื่องมือมากมายที่ออกแบบมาเพื่อจุดประสงค์นี้โดยตรง อย่างเครื่องมือที่ใช้ AI ก็สามารถวิเคราะห์ข้อมูลค่าใช้จ่ายในภาพรวมเพื่อหารูปแบบการทำงานที่ทำให้เกิดการสูญเสียที่ไม่จำเป็นได้อีกด้วย

อ่านมาถึงตรงนี้ เราไม่ควรรอให้ต้นทุนแฝงเพิ่มเป็นดินพอกหางหมูก้อนใหญ่ก่อนถึงค่อยหาทางแก้ เราควรตรวจสอบตั้งแต่ตอนที่ยังดูเล็กน้อย เพื่อช่วยให้ธุรกิจรักษากำไรและสุขภาพทางการเงินในระยะยาว

 

ที่มา: Cloudworks