ทำไมธุรกิจอาจจะกำลังเผาเงิน ‘ค่าซอฟต์แวร์’ ปีละเป็นล้านแบบไม่รู้ตัว ?

สำหรับหลาย ๆ คนแล้ว แต่ละเดือนอาจจะมีค่าใช้จ่ายรายการสตรีมมิงต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น Netflix Disney+ HBO Max Spotify หรือ YouTube Premium แต่เปิดใช้จริง ๆ อาจจะไม่กี่ครั้ง ทำให้เราเสียเงินหลักพันไปฟรี ๆ ทุกเดือน

แต่สำหรับเจ้าของธุรกิจหรือผู้บริหารในองค์กรใหญ่ ๆ ที่ซื้อซอฟต์แวร์หรือสมัครบริการซอฟต์แวร์แบบรายเดือน ปัญหานี้อาจจะไม่ได้จบอยู่แค่ระดับพันบาท แต่อยู่ที่ระดับแสนหรือล้านบาทต่อเดือน ในขณะที่ส่วนใหญ่ไม่มีใครในองค์กรรู้ด้วยซ้ำว่ากำลังจ่ายอะไรอยู่บ้าง

ลองนึกภาพบริษัทเรา ทีมการตลาดสมัครซอฟต์แวร์วิเคราะห์ข้อมูลตอนเริ่มโปรเจกต์ พอโปรเจกต์จบก็ลืมยกเลิก ทีม HR สมัครแพลตฟอร์ม E-learning ไว้อบรมพนักงาน ใช้อยู่แป๊บเดียวแล้วก็เงียบ ทีม Sales จ่ายค่า CRM ให้คนทั้งทีม แต่ครึ่งหนึ่งยังพิมพ์ข้อมูลลง Excel อยู่เลย สิ่งเหล่านี้เกิดขึ้นซ้ำ ๆ ในทุกแผนก สะสมเงียบ ๆ ทีละเล็กทีละน้อย จนกลายเป็นต้นทุนก้อนใหญ่

โดยงานวิจัยจาก Zylo ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มบริหารจัดการซอฟต์แวร์ SaaS สำหรับองค์กร วิเคราะห์ข้อมูลองค์กรขนาดใหญ่ทั่วโลกพบว่า โดยเฉลี่ยแล้วบริษัทเสียเงินไปกับซอฟต์แวร์ที่ไม่ได้ใช้ถึง 18 ล้านดอลลาร์ต่อปี หรือประมาณ 600 ล้านบาท ในขณะที่หลาย ๆ องค์กรถึงขั้นใช้งานซอฟต์แวร์ที่ซื้อมาเพียงแค่ครึ่งเดียวเท่านั้น

ส่วนบริษัทบริหารจัดการทรัพยากร IT ชื่อ Flexera ได้สำรวจนักไอทีกว่า 465 คนทั่วโลกพบว่าเกือบ 30% ของค่าใช้จ่าย SaaS ทั้งหมดถูกใช้น้อยกว่าที่ควรหรือไม่ก็ถึงขั้นสูญเปล่าไปโดยไม่มีประโยชน์

ตัวเลขข้างต้นนี้มาจากการสำรวจในหลาย ๆ ประเทศ แต่สำหรับบริษัทในไทย ก็น่าจะกำลังเจอปัญหานี้เหมือนกัน เพราะพฤติกรรมการซื้อหรือสมัครซอฟต์แวร์ โดยไม่มีระบบติดตาม น่าจะเป็นเรื่องน่าปวดหัวของทุกองค์กร โดยเฉพาะในบริษัทที่มีบุคลากรจำนวนมาก ทำให้มีการใช้จ่ายซอฟต์แวร์สูง

อย่างไรก็ตาม วิธีการแก้ไขปัญหาจุดนี้ไม่ได้ยุ่งยากอะไร โดยสามารถเริ่มจากการทำออดิตปีละครั้ง ผ่านการรวบรวมรายการ Subscription ทั้งหมดขององค์กร แล้วตรวจสอบค่าใช้จ่ายแต่ละรายการว่าเป็นของฝ่ายไหน จ่ายเท่าไร และใช้บ่อยแค่ไหน ก็จะทำให้พบซอฟต์แวร์ที่ไม่มีใครแตะมานานหลายเดือนแล้ว

หลังจากนั้นก็ควรกำหนดขอบเขตการบริหารจัดการซอฟต์แวร์นั้นอย่างชัดเจน โดยมีการรายงานการใช้งานและรีวิวก่อนต่ออายุ ไม่ปล่อยให้ต่อสัญญาอัตโนมัติทุกปีโดยไม่มีใครตรวจสอบ และในช่วงที่กำลังจะตัดสินใจเลือกซื้อซอฟต์แวร์นั้น ควรเลือกสมัครแผนการจ่ายค่าบริการเป็นรายเดือนไปก่อน ถึงแม้ว่าค่าบริการรายปีจะดูเหมือนถูกกว่า เพราะถ้าไม่ได้ใช้ ก็จะเสียเงินก้อนใหญ่ทีเดียวอาจจะไม่คุ้ม

สุดท้าย ลองดูว่ามีซอฟต์แวร์ไหนที่ทำหน้าที่ซ้ำกันอยู่ไหม เช่น การมีแพลตฟอร์มสื่อสารภายในองค์กรทั้ง Slack  Microsoft Teams และ Line Works พร้อมกันอาจทำให้มีค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น ดังนั้นการเลือกใช้ซอฟต์แวร์ตัวเดียวมักประหยัดกว่าและมีประสิทธิภาพกว่าการใช้หลายตัว

สรุปแล้ว ค่าใช้จ่ายจากการซื้อซอฟต์แวร์หรือสมัครใช้เป็นรายเดือนมักเป็นก้อนเล็ก ๆ ที่คนในองค์กรมักไม่ให้ความสนใจ แต่เมื่อรวม ๆ กันหลายก้อนแล้วก็จะกลายเป็นดินพอกหางหมูก้อนใหญ่ที่อาจมีมูลค่าเดือนละเป็นแสน ดังนั้นการหมั่นตรวจรายจ่ายของบริษัทอย่างสม่ำเสมอจึงเป็นเรื่องสำคัญของเจ้าของธุรกิจทุกคน

 

ที่มา: Zylo, Flexera