The Business Plus บิสิเนสพลัส
ยุค 4.0 ที่อะไรอะไรก็ออนไลน์ รวมทั้งระบบ HR ที่มนุษย์ออฟฟิศคุ้นเคยกันดี เพราะแทบจะทุกองค์กร พนักงานต้องทำเวลามาตอกบัตรหรือ สแกนนิ้วเข้างานให้ทัน จะลาแต่ละที หรือทำเรื่องเบิกแต่ละครั้ง ก็ต้องวุ่นวายหาแบบฟร์อมมากรอก ตามหาหัวหน้ามาเซ็นอนุมัติให้วุ่นวาย ภาพเหล่านี้กำลังเปลี่ยนไปเพราะมีแอพลิเคชั่นคูลๆที่เข้ามาทำให้ระบบเหล่านี้มันง่ายขึ้นอีกเป็นกอง
เจ้าแอปพลิเคชั่นที่ว่านี้ เปิดตัวในชื่อ OneDee.ai ที่เคลมตัวเองว่าเป็นแอปพลิเคชันด้าน HR ที่ครบเครื่องและครอบคลุมทุกความต้องการด้านการบริหารจัดการบุคคล ซึ่งพัฒนาโดย HR Tech Startup คนไทยสำหรับลงเวลาเข้า-ออกงาน หรือที่รู้จักในชื่อ “แอปตอกบัตร” ด้วยวิธีการที่หลากหลาย
ก่อนจะต่อยอดการทำงานให้สมาร์ทยิ่งขึ้นด้วยฟังก์ชันที่ครบจบในระบบเดียว เช่น ระบบลงเวลาออนไลน์ พร้อมแสดงผลเวลาเข้า-ออกของพนักงานได้แบบ Realtime ระบบเงินเดือน เบิกค่าใช้จ่ายออนไลน์ ระบบจัดกะตารางงาน ระบบลงเวลาทำงาน ระบบแบบฟอร์มคำขอ ระบบลางาน กำหนดการอนุมัติหลายระดับ ระบบแชทคุยงาน ระบบมอบหมายงาน ปฏิทินวันหยุด เป็นต้น
ด้วยรูปแบบการแสดงผลที่กำหนดได้และความแม่นยำของข้อมูลทำให้ OneDee.ai ได้รับการยอมรับและมีลูกค้า Corporate ขนาดใหญ่และธุรกิจ SMEs รวมๆแล้วกว่า 6,500 รายและมีพนักงานเข้าใช้งานมากกว่า 50,000 คนแล้ว
แต่ในการทำงานจริงๆแต่ละองค์กรมีปัญหาที่จุกจิกมากกว่านั้น OneDee.ai จึงต้องพัฒนาแอปพลิเคชันในรูปแบบใหม่ ที่แตกต่างและดีกว่าเดิม โดยทำการระดมทุนระดับ Seed ทุ่มงบกว่า 10 ล้านบาท เพื่อช่วยบริหารงานบุคคล HR ให้สามารถทำงานผ่าน AI Chatbot เป็นรายแรกในไทย ระบบอัจฉริยะนี้จะทำหน้าที่เสมือนผู้ช่วยส่วนตัว เพื่อการบริหารจัดการทีมงาน สื่อสารภายในบริษัท ตอบคำถามให้กับพนักงาน ลงเวลาพนักงานออนไลน์ จัดการแบบฟอร์มต่างๆ ได้อย่างรวดเร็วและคล่องตัวมากขึ้น
สุรีรัตน์ ชัยศรี ผู้บริหารด้านการตลาด OneDee.ai “กระแส AI Chat กำลังมาแรงมากในยุคนี้ หลายธุรกิจต่างหาเทคโนโลยีนี้เข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพงานบริหารพนักงาน ซึ่งเป็นเรื่องยุ่งยากและวุ่นวายมาก OneDee.ai เล็งเห็นโอกาสตอบสนองความต้องการนี้ เราจึงเร่งพัฒนาโปรแกรมที่ใช้ AI Chatbot มาเป็นผู้ช่วยบริหารงานด้านบุคคลส่วนตัวให้กับธุรกิจ SMEs โดยวางตำแหน่งเป็น
“สุดยอดผู้ช่วยในการดูแลพนักงานสำหรับธุรกิจ SMEs” เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพงานบริหารบุคคลยิ่งขึ้น ผ่านการใช้งานง่าย ดูแลพนักงานได้หลายสาขา ตอบทุกโจทย์ความต้องการด้าน HR ขององค์กร ซึ่งเรายึดแนวคิดพัฒนาระบบ AI Chatbot ด้วย Natural Language Processing (NLP) ให้สามารถเข้าใจภาษามนุษย์มากยิ่งขึ้น เช่นเดียวกับ HR ที่พยายามเข้าใจพนักงานของตนนั่นเอง”
ผู้บริหารกล่าวถึงการเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญ พร้อมอธิบายถึงข้อดีของฟังก์ชันอัพเดทใหม่ล่าสุดว่า ระบบบริหารจัดการพนักงานออนไลน์ (HRMS) ผ่าน AI Chatbot ของ OneDee.ai นั้น ช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านการสื่อสารและเดินทางในองค์กรได้อย่างมาก เพราะไม่ว่าพนักงานจะทำงานอยู่ที่ไหนก็สามารถพูดคุยงานได้ทุกที่ผ่านระบบแชทในองค์กร พนักงานสามารถรายงานยอดขาย หรือผลการทำงานได้อย่างตรงไปตรงมา ช่วยให้บริษัทสามารถขยายทีมงาน และขยายกิจการได้อย่างรวดเร็วไม่ติดขัด
ขณะเดียวกันก็ยังทำให้องค์กรเข้าถึงพนักงานได้ง่ายขึ้น เนื่องจากผู้ใช้งานสามารถเรียกเมนูคำสั่งต่างๆ ผ่าน AI Chatbot ไม่ว่าจะเป็นการแชทคุยกับบอท เพื่อเรียกคำสั่งต่างๆ ได้เหมือนพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานหรือทีมงานได้สะดวก ทั้งยังตอบทุกคำถามที่พนักงานสนใจ ลดความยุ่งยากในการสื่อสารในบริษัท ช่วยเทรนพนักงาน และแจ้งเตือนทีมงานด้วย Chatbot หรือแจ้งข่าวสารต่างๆ ภายในบริษัทได้อย่างรวดเร็ว เป็นแอปที่ตอบโจทย์ทุกๆ ด้านเกี่ยวกับการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันในทีมได้อย่างครบถ้วน
ส่วนวิธีการใช้งานนั้นก็ง่ายเหมือนแอปแชทที่ทุกคนคุ้นเคยอยู่แล้ว สามารถทำรายการผ่านหน้าจอ Chat ด้วยภาษาที่เข้าใจง่าย ลดการใช้งานที่ยุ่งยาก ด้วยหน้าจอการทำงานที่ตรงไปตรงมา ลดจำนวนปุ่มในแอป เหลือเพียงการใช้งานที่เรียบง่าย ไม่ต้องมีเมนูที่ซับซ้อน ผู้บริหาร OneDee.ai กล่าวต่อว่า AI Chatbot ยังเปลี่ยนรูปแบบการทำงานด้าน HR ให้ง่ายขึ้นกว่าเดิมอย่างมาก
โดยพนักงานสามารถลงเวลาทำงานด้วยวิธีการหลากหลาย ได้ทั้ง iBeacon เน้นความแม่นยำในพื้นที่ภายในอาคารที่มีหลายชั้น ยืนยันในรัศมี 3 เมตร หรือผ่าน Wi-Fi สามารถใช้งานร่วมกันได้ทันที ไม่ต้องติดตั้งอุปกรณ์เพิ่ม รวมทั้ง GPS เหมาะสำหรับพนักงานที่ทำงานกลางแจ้งที่จำเป็นต้องลงเวลา ตอกบัตรนอกสถานที่บ่อยๆ หรือจะเลือก QR Code ซึ่งประหยัดค่าใช้จ่าย พกพาสะดวก เหมาะให้หัวหน้างานพกพาไป เพื่อให้พนักงานลงเวลาเมื่อพบ ซึ่งทั้งหมดสามารถสั่งงานผ่าน Chatbot ได้
นอกจากนั้น OneDee.ai ยังเพิ่มความสะดวกสบายในการลงเวลาทำงานด้วยวิธีการทันสมัย เช่น ในกรณีที่บริษัทไม่สามารถให้พนักงานโรงงานพกมือถือเข้าไปในพื้นที่โรงงานอุสาหกรรม จึงนำเสนอ OneDee Station ระบบลงเวลาทำงานด้วยใบหน้า หรือสแกนหน้าลงเวลาทำงานผ่าน iPad ซึ่งติดตั้งได้ง่ายๆ ด้วยตัวลูกค้าเอง และสามารถติดตั้งได้หลายจุดในโรงงานทุกการเข้า-ออกของพนักงาน พร้อมรายงานผลแบบออนไลน์ทันที มีความทนทานสูง เพราะพนักงานไม่ต้องสัมผัสตัวเครื่องโดยตรง หมดปัญหาเรื่องลายนิ้วมือไม่ชัด ใช้ทดแทนเครื่องสแกนนิ้วได้ 100%
และสำหรับธุรกิจที่มีพนักงานทำงานหลากหลายช่วงเวลาและมีหลายสาขา OneDee.ai ก็สามารถจัดการตารางเวลาทำงานพนักงานแบบกะได้อย่างง่ายดาย สามารถสร้างตารางกะทำงานออนไลน์ได้ไม่จำกัด จัดตารางกะในแต่ละสัปดาห์ได้ล่วงหน้า คัดลอกตารางกะทำงาน และแสดงให้พนักงานรับทราบได้ทันที ออกรายงานการทำงานเป็นกะ และแจ้งเตือนพนักงานผ่าน Chatbot ได้ จึงช่วยให้พนักงานใช้ลงเวลาทำงานได้ถูกต้อง และยังเหมาะกับการจัดกะทำงานได้หลายสาขา โดยแบ่งให้หัวหน้าแต่ละสาขาดูแล และส่วนกลางสามารถดูแลข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ช่วยให้ธุรกิจคล่องตัว และขยายได้รวดเร็ว
ทั้งนี้ OneDee.ai ยังโดดเด่นในการสร้างและให้ลูกค้ากำหนดแบบฟอร์มได้หลากหลายรูปแบบ สามารถอนุมัติได้หลายระดับ โดยแยกแผนก หรือสาขาการอนุมัติคำร้องต่างๆ ได้ เช่น แบบฟอร์มขอลา ซึ่งออกแบบรูปแบบการลานั้นยืดหยุ่น และแยกประเภทได้ตามต้องการ สามารถสร้างทีมงานได้ไม่จำกัดแผนกและกำหนดสิทธิแยกกันได้อย่างอิสระ
รองรับการอนุมัติการลาและระบุผู้อนุมัติได้หลายระดับ หรือแม้กระทั่งฟอร์มเบิกค่าใช้จ่าย ฟอร์มขอทำงานล่วงเวลา ซึ่งพนักงานขอแบบฟอร์มการลาออนไลน์ และส่งคำขออื่นๆ เช่น ดูโควต้าวันลา ได้ผ่านแอปมือถือด้วยระบบ AI Chatbot เพื่อสร้างความสะดวกยิ่งขึ้นก็ได้เช่นเดียวกัน
ความน่าสนใจของ OneDee.ai ยังอยู่ที่การออกแบบรายงานให้ดูง่าย สวยงาม มีระบบรายงานการลงเวลาและตอกบัตรพนักงานแบบทันที ในรูปแบบไทม์ไลน์หรือแสดงผลแบบ CSV (Excel) พร้อมรายละเอียดการลงเวลาด้วยวิธีการต่างๆ สามารถสร้างรายงานได้หลากหลายรูปแบบ
อีกทั้งยังสามารถเลือกปรับแต่งรูปแบบรายงานได้ไม่จำกัด สามารถเลือกข้อมูลและจัดเรียงได้อย่างง่ายดาย ช่วยลดเวลาการคำนวณชั่วโมงการทำงานของพนักงานอัตโนมัติ คำนวณเงินเดือนได้ในอนาคต และสามารถตรวจสอบรายงานได้อย่างรวดเร็ว ตลอดจนเลือกรูปแบบข้อมูลที่ต้องการมาแสดงผล เพื่อประกอบการประเมินประสิทธิภาพของพนักงานได้อีกด้วย พร้อมกับสร้างความเชื่อมั่นด้วยข้อมูล Big Data ที่จะช่วยสร้างรายงานได้อย่างรวดเร็ว
ทั้งยังมั่นใจได้ว่าข้อมูลจะไม่หายไปไหน เนื่องจากมีการจัดเก็บข้อมูลบนระบบ Cloud ของ Google Cloud Platform (GCP) จึงส่งผลดีต่อการวางแผนการทำงานออกเงินเดือน Payroll ทำ KPI, OKR’s เช่น รายงานขาด ลา มาสาย, รายงานโควต้าวันลา, รายงานทำงานล่วงเวลา (OT), รายงานจัดการกะทำงาน (Shift) , รายงานเงินเดือน (Payroll) ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นกว่าเดิม
และในอนาคตอันใกล้นี้ ยังมีแผนที่จะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเป็นทีมด้วยระบบแชทแบบกลุ่ม จึงมุ่งมั่นพัฒนาห้องแชทเพื่อการทำงานโดยเฉพาะ ซึ่งสามารถแชทคุยงานเป็นกลุ่มและแบบส่วนตัวได้ สามารถแยกความสำคัญตามแผนก หรือโปรเจคได้โดยง่าย ช่วยให้บริษัทสามารถติดต่อสื่อสารกับทีมงานได้อย่างไม่ติดขัด ลดความสับสนในการทำงาน และสร้างวัฒนธรรมที่ดีในการทำงาน เนื่องจากพนักงานรู้สึกสะดวกในการใช้งานพูดคุยเฉพาะเรื่องงาน โดยไม่กระทบกับแชทส่วนบุคคลที่ใช้อยู่ทั่วไปกับคนภายนอกองค์กร
ส่วนขยาย * บทความเรื่องนี้น่าจะเป็นประโยชน์สำหรับการวิเคราะห์ในมุมมองที่น่าสนใจ ** เขียน: กฤษฎาพร วงศ์ชัย (บรรณาธิการ และผู้สื่อข่าว)
สามารถกดติดตามข่าวสารและบทความทางด้านเทคโนโลยีของเราได้ที่
